Sociedades Mercantiles: Legalidad, trascendencia y transparencia

Por Óscar Holguín Rojas, asesor y consultor fiscal.

Hoy abordaré un tema que sin duda reviste gran importancia y trascendencia en las empresas, sobre todo de las sociedades mercantiles mexicanas y de manera concreta sobre las sociedades anónimas que no cotizan en la bolsa, aunque algunas cosas de las aquí mencionadas pudieran ser aplicables.

En las empresas se debe de iniciar corrigiendo de “arriba hacia abajo y de adentro hacia afuera” ya que de todos es sabido que “el pez se pudre por la cabeza”. Dicho lo anterior, tendremos que iniciar por la de y por los órganos de administración, siendo este último al que se pondrá mayor énfasis en esta ocasión.

Se sabe que las sociedades mercantiles tienen su ejercicio social y fiscal del primero de enero al treinta y uno de diciembre de cada año tal y como lo disponen el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM). Es igualmente conocido que deben presentar su declaración anual de impuestos el treinta y uno de marzo del año siguiente, además de las otras obligaciones fiscales de hacer y dar que mensualmente deben llevar a cabo.

Por su parte, la Ley del Impuesto Sobre la Renta, establece la obligación de llevar contabilidad y el CFF, establece lo que se considera contabilidad para efectos fiscales. También el Código de Comercio nos habla sobre la contabilidad mercantil y los libros sociales. Por otro lado tenemos el uso de las Normas de Información Financiera (NIF). Estas deben ser utilizadas por la sociedad para llevar su contabilidad y emitir los estados financieros básicos que servirán para que los administradores presenten sus informes a la asamblea de accionistas.

También la Ley General de Sociedades Mercantiles dispone que los estados financieros de la sociedad deben ser aprobados por la asamblea general de accionistas, que es el máximo órgano de la sociedad, a más tardar el treinta de abril del año siguiente. Para esto, los administradores deben de emitir su informe y someterlo a la aprobación de la asamblea, al igual que los comisarios deben presentar su informe a la asamblea de accionistas y el administrador lo deberá adjuntar al suyo en su presentación.

En la práctica, se ha observado en algunas empresas, pocas veces se reúne, la cual puede ser ordinaria o extraordinaria, para tratar el asunto de aprobar los estados financieros –ordinaria-. Pero esto, al paso de los años se puede convertir en una situación difícil de subsanar, ya que al no contar con las firmas de los socios, esas asambleas no serían válidas y por lo tanto, sus acuerdos tampoco.

Un ejemplo sería el caso de que llegase a ocurrir un evento trágico con alguno de los socios, que falleciera o perdiera sus facultades y, por tanto, verse impedido para actuar. Al acontecer uno de los eventos mencionados, no tendríamos ya la firma de ese socio y no se pudiera precisar el tiempo en el que los sucesores –si los hay- pudieran llevar a cabo el juicio sucesorio para dar continuidad con los planes de la sociedad, por ejemplo: seguir operando, dar apertura a nuevos negocios, distribuir dividendos, etc.

Los administradores –o de – están obligados a poner a disposición de los accionistas sus informes y el del comisario, por lo menos con quince días de anticipación a la fecha de celebración de la asamblea de accionistas para su revisión y aprobación.

¿Cuáles son los informes que debe de presentar de acuerdo con la LGSM?

LGSM : “Las sociedades anónimas, bajo la responsabilidad de sus administradores, presentarán a la Asamblea de Accionistas, anualmente, un informe que incluya por lo menos:

A) “Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.”

Este informe se refiere al funcionamiento de la sociedad como ente con fines de lucro, es decir, si obtiene rendimientos o utilidades, susceptibles de ser distribuidas a sus socios en el corto plazo. Desde luego que informar sobre los proyectos de expansión o crecimiento que tenga la sociedad o quizá el cierre temporal o permanente de alguna sucursal o línea de producto.

B) “Un informe en que declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.”

Se deberá someter al escrutinio de la asamblea si las políticas aplicadas son las adecuadas para la sociedad. Por ejemplo, si las políticas de cobranza y recuperación de cartera se encuentran afectando el flujo y consecuentemente el pago de salarios y proveedores. También se refiere si los criterios contables han sido consistentes con años anteriores o se han aplicado cambios bruscos en rubros como la depreciación de activos o cualquier otro que pudieran desvirtuar la información financiera.

C) “Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.”

Como bien sabemos, el balance general es el documento contable donde se muestran los activos, pasivos y capital de la sociedad; es como mostrar una fotografía a una fecha determinada, en este caso, al cierre del ejercicio, que sería al treinta y uno de diciembre.

D) “Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.”

La referencia es hacia el estado de resultados, documento que muestra los ingresos, egresos y utilidad neta que obtuvo la sociedad durante cada mes y al cierre del ejercicio fiscal.

E) “Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.”

Este documento nos permite identificar y cuantificar las fuentes y usos de los recursos de la sociedad. Necesariamente se habla de todas las partidas que impliquen movimientos de flujo de la sociedad. Entradas de efectivo y salidas de efectivo.

F) “Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio.”

Básicamente se refiere a los cambios dentro del capital contable a saber: incrementos o disminuciones en el capital social, así como en reservas, primas por colocación de acciones, resultados del ejercicio y de ejercicios anteriores. NIF-B-2.

G) “Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.”

En el caso de que se haya contraído deudas con instituciones de crédito o de otro tipo que se ven reflejados en los pasivos de la empresa, en los notas a los estados financieros se aclara el plazo, la tasa, la institución, etc. Otra nota pudiera ser los nombres de los socios o accionistas que integran el capital social.

A la información anterior se agregará el informe…

No habrá mayor referencia a los informes del comisario, pero se señala que el comisario tiene la obligación de asistir con voz pero sin voto a todas las asambleas de accionistas (siendo citado) y a las sesiones del consejo de administración. Y por otro lado, a vigilar la gestión, conducción y ejecución de los negocios de la sociedad.

Recomendaciones y conclusiones.-

Siendo socio o accionista de una sociedad mercantil, es recomendable que éstos se inclinen y exijan que se lleven a cabo las asambleas anuales de aprobación de estados financieros y cualquier otra de mayor importancia, lo cual otorgará la certeza de que se cumplen no solo con la parte contable y fiscal, sino también con la relativa a la parte societaria. Y que los administradores y comisarios están cumpliendo con su función.

El tiempo no releva de la obligación de celebrar las asambleas de accionistas por el contrario, castiga el no hacerlo, al dejar de reconocer los efectos que se pudieran tener por no contar con esa formalidad.

Para el caso de los administradores que han visto a la sociedad ubicarse en supuestos de disolución previstos en la LGSM, la responsabilidad que adquieren es muy importante y se debe de atender y solucionar de inmediato.