La importancia de la aprobación de los Estados Financieros en una Sociedad Anónima

Lo que se tratará a continuación es para las Sociedades Anónimas, que pueden ser también de capital variable. La actuación y obligación del Comisario, por su importancia, será tratada en otra publicación.

Cada año y cuatro meses después de concluido el ejercicio social, los Accionistas debe reunirse en el domicilio social para celebrar una Asamblea con el propósito de aprobar o desaprobar los Estados Financieros de la Sociedad durante la gestión de quien o quienes estuvieron a cargo de la administración de la misma. Esto es muy importante e iremos explicando el por qué.

Como bien sabemos, la Asamblea de Accionistas es el máximo órgano de la Sociedad y sus acuerdos deben de ser observados por todos los órganos administrativos y operativos de la empresa. Para que dicha asamblea se reúna, los accionistas deben ser citados previamente. Una vez instalada la Asamblea y verificada la calidad de los accionistas que en ella intervienen, los acuerdos que se tomen deben de ser aprobados por los ellos de conformidad a lo estipulado por la denominada acta constitutiva (por unanimidad o por mayoría, en primera o segunda convocatoria).

En una Asamblea de Accionistas, la calidad de accionista debe demostrarse con la exhibición de los títulos de acciones y con la comprobación de su registro en el libro de accionistas de la sociedad. De otra manera, no podría ni siquiera formar parte de dicha Asamblea. Para que el accionista cuente con dichos títulos, los deberá de haber pagado previamente a la tesorería de la sociedad. Se intercambia el dinero o los bienes entregados a la sociedad por el título.

El ejercicio social debe coincidir con el año de calendario, es decir, enero a diciembre de cada año, excepto cuando se haya constituido la sociedad (pero debe concluir el 31 de diciembre) o cuando haya iniciado un proceso de liquidación o se fusione. Curiosamente no se menciona la figura de la escisión cuando la sociedad escindente se extingue.

Hay que tomar en cuenta que la Asamblea de accionistas debe reunirse en el domicilio social de la Sociedad y de no cumplir con este requisito, sus acuerdos no serán válidos. Y ¿cuál es el domicilio social? Es aquel previsto en la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) y plasmado en la denominada escritura constitutiva. Por ejemplo, Ciudad Juárez, Chihuahua, o Chihuahua, Chihuahua, etc. Por otra parte, el domicilio fiscal, es diferente y se encuentra establecido por el Código Fiscal de la Federación, este si cuenta con nomenclatura y ubicación exacta como calle, número, colonia o fraccionamiento, código postal y todos los elementos que permitan identificar correctamente ese domicilio. Ambos domicilios pueden coincidir en un lugar físico específico, pero no siempre.

También se entiende que las formas de administrar la Sociedad son dos a saber: a) por medio de Administrador Único, que como su propio nombre lo indica, es una sola persona la que posee todas las facultades o poderes y representación de la sociedad, o b) por medio de un Consejo de Administración, que se forma cuando son varios los administradores. En este último caso, las facultades o poderes pueden quedar a nombre de todo el Consejo (lo cual es impráctico) o solamente en el Presidente del mismo (facultades hasta ciertos montos), dependiendo de la manera en que se haya establecido en escritura constitutiva de la Sociedad.

Tanto el Administrador Único como los miembros el Consejo de Administración pueden ser accionistas o personas extrañas a la Sociedad y son nombrados por la Asamblea de Accionistas, quienes también pueden removerlos de su cargo. La remoción puede llevarse a cabo por la mayoría de los accionistas en una Asamblea o por decisión unánime si así lo establece la escritura constitutiva. Los cargos de administrador son personales y no pueden ser delegados.

La LGSM establece que cuando no haya nombramiento de administradores, todos los accionistas concurrirán en la administración. Esto sin lugar a duda sería todo un caos cuando la Sociedad cuente con más de cinco o diez accionistas.

La Sociedad mercantil tiene como fin el lucro, el obtener ganancias para sus accionistas. Es por ello que se vuelve muy importante y recomendable que cada mes (la Ley establece semestral y anualmente) los accionistas revisen y aprueben los estados financieros como lo es el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo. Independientemente que la obligación legal de aprobar los estados financieros sea al concluir el ejercicio social y fiscal.

La distribución de utilidades (dividendos) solo puede llevarse a cabo una vez que se hayan aprobado por la Asamblea de Accionistas los estados financieros que contengan dichas utilidades, pero previamente deberán haberse pagado o cubierto las pérdidas en que se haya incurrido (tema de otro artículo). Además, para la distribución de utilidades, los accionistas deberán tener pagados sus títulos de acciones; también deben estar incluidos todos los accionistas y cualquier estipulación en contrario será nula. En otras palabras, si la Asamblea de Accionistas, no aprueba los estados financieros, no puede haber distribución de utilidades.

Es común que los accionistas soliciten “anticipos de utilidades”, figura que no existe en la LGSM y por lo tanto se convierte en un préstamo a su cargo y al ser considerado como tal, en primer lugar el accionista debe manifestarlo en su declaración anual si es mayor a $600,000.00. Se debe considerar fiscalmente que debe ser consecuencia normal de las operaciones de la Sociedad (no conozco de alguna que cumpla), ser a plazo menor de un año, debe pactarse un interés y deben cumplirse efectivamente las condiciones anteriores. De no hacerlo, la Ley del Impuesto Sobre la Renta lo tratará como un dividendo, que en la práctica se conoce como “dividendo ficto”. Por otra parte ¿qué sucede con los accionistas que no solicitaron el mencionado “anticipo”?

Lo que sí es posible llevar a cabo, es aprobar los Estados Financieros y después aprobar la distribución de utilidades o dividendos e irlos pagando cada mes, dependiendo del flujo de efectivo de la Sociedad. En este caso, no es un préstamo, sino una distribución de utilidades.

A manera de conclusión podemos mencionar que es necesario pagar los títulos de acciones para poder tener el acceso a la Asamblea de Accionistas y poder deliberar y aprobar o desaprobar los Estados Financieros de la Sociedad a cargo de la administración.

Artículo preparado por: C.P. y Lic. Oscar Holguín Rojas.

Miembro de la Academia Chihuahuense de Estudios Fiscales, A.C. Refleja su opinión.